Koordinator:in Schuladministration & ICT

Stiftung Kinderheim Hagendorn; Lavamünd; Vor Ort; EUR 42.000 - 58.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Stiftung Kinderheim Hagendorn sucht eine engagierte Person für Schuladministration und ICT-Koordination. Sie verbinden Schulverwaltung mit IT-Unterstützung und fungieren als Schnittstelle zu Mitarbeitenden, Eltern, Behörden und dem externen IT-Partner.

Zu Ihren Aufgaben gehören Schuljahresorganisation, Stammdatenpflege, Datenaufbereitung und Kostenabwicklungen. Sie arbeiten serviceorientiert, selbstständig und nutzen LOBOS, ELO und Escola.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung mit mindestens fünf Jahren Berufserfahrung; idealerweise Schuladministrationserfahrung und ICT-Weiterbildung.
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Freude an administrativen und technischen Aufgaben.
• Hohe IT-Affinität; Bereitschaft, sich in verschiedene Programme und Datenbanken einzuarbeiten.
• Fähigkeit ICT-Anliegen aufzunehmen, einzuordnen und bei Bedarf an den externen IT-Partner weiterzugeben.
• Vernetztes Denken; selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsbewusstsein.

Aufgaben

• Sicherstellung der Schuljahresorganisation; Unterstützung bei Planung der Schulangebote, Stundenpläne und Anlässe.
• Koordination und Bearbeitung von Ein- und Austritten sowie Mutationen; Korrespondenz mit Eltern, Behörden und Stellen.
• Administrative Abwicklung und Überwachung von Kostengutsprachen, Urlaubsgesuchen und Schulbesuchsbestätigungen.
• Pflege von Schülerstammdaten in LOBOS, ELO und Escola.
• Erstellung und Pflege von Schülerlisten, Statistiken und Datenerhebungen; Weiterleitung an interne Stellen.
• Rückvergütung von Betriebsauslagen; Unterstützung im elektronischen Kreditorenprozess.
• First-Level-Support für ICT-Anliegen; Analyse, Triage und Koordination mit externem IT-Partner.

Kenntnisse

IT-Koordination

First-Level-Support

Teamfähigkeit

Datenbanken

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Weiterbildung ICT-Bereich

Tools

LOBOS

ELO

Escola

Jobbeschreibung

Das Heilpädagogische Zentrum Hagendorn ist ein regionales Kompetenzzentrum. Wir bilden und betreuen Kinder und Jugendliche mit kognitiver Beeinträchtigung und mehrfacher Behinderung mit einem Leistungsauftrag des Kantons Zug.

Für unsere Schuladministration suchen wir eine engagierte, dienstleistungsorientierte und IT-affine Persönlichkeit mit Freude an vielseitigen administrativen Aufgaben und digitalen Themen.

Die Funktion verbindet die Schuladministration mit der ICT-Koordination und bildet eine wichtige Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden, Bereichsleitungen, Eltern, Behörden und unserem externen IT-Partner.

Deine Aufgaben

• Sicherstellung der Schuljahresorganisation insbesondere Unterstützung bei der Planung der Schulangebote, Stundenpläne und Organisation von Anlässen
• Koordination und Bearbeitung von Ein- und Austritten sowie Mutationen von Schülerinnen und Schülern inklusive Korrespondenz mit Eltern, Behörden und weiteren Stellen
• Administrative Abwicklung und Überwachung von Kostengutsprachen, Urlaubsgesuchen, Schulbesuchsbestätigungen und weiteren schulbezogenen Anfragen
• Pflege und Aktualisierung von Schülerstammdaten und Dokumenten in den dafür vorgesehenen Softwarelösungen (LOBOS, ELO und Escola)
• Erstellung und Pflege von Schülerlisten, Statistiken und Datenerhebungen sowie Aufbereitung und Übermittlung der erforderlichen Angaben an interne Stellen und kantonale Behörden
• Verantwortlich für die Abwicklung der Rückvergütung von Betriebsauslagen an Mitarbeitende sowie für die Unterstützung im elektronischen Kreditorenprozess.
• Erste Anlaufstelle für ICT-Anliegen der Mitarbeitenden und Sicherstellung eines serviceorientierten First-Level-Supports
• Analyse und Triage von ICT-Anfragen, selbstständige Bearbeitung einfacher Anliegen sowie Koordination komplexerer Supportfälle mit dem externen IT-Partner

Dein Profil

• Kaufmännische Ausbildung mit mindestens fünf Jahren Berufserfahrung, idealerweise mit Erfahrung in der Schuladministration oder in einem ähnlichen Umfeld sowie einer Weiterbildung im ICT-Bereich
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Freude daran, Mitarbeitende bei administrativen und technischen Anliegen zu unterstützen
• Hohe IT-Affinität und Freude daran, sich in unterschiedliche Programme, Datenbanken und digitale Arbeitsmittel einzuarbeiten
• Gutes technisches Verständnis und die Fähigkeit, ICT-Anliegen aufzunehmen, einzuordnen und bei Bedarf an den externen IT-Partner weiterzugeben
• Vernetztes Denken sowie eine selbstständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise mit hohem Qualitätsbewusstsein

Wir bieten

• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit hoher Selbstständigkeit und Gestaltungsspielraum
• Ein sinnstiftendes Arbeitsumfeld mit direktem Bezug zum Schulalltag
• Die Möglichkeit, administrative und digitale Abläufe aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• Ein engagiertes und kollegiales Team

Kontakt

Wir freuen uns auf deine vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Motivationsschreiben.

Wir setzen uns für ein Arbeitsumfeld ein, in dem sämtliche Mitarbeitende - unabhängig von Geschlecht, Alter, religiöser und sexueller Orientierung oder ethnischer Herkunft - gerecht und respektvoll behandelt werden.

Das HZH bekennt sich zur Charta Prävention von sexueller Ausbeutung, Missbrauch und anderen Grenzverletzungen ( ).