Executive Assistant & Team Coordinator (w/m/d)

EY; Wien; Vor Ort; EUR 32.000 - 52.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice

Workation

Sabbatical

Flexible Arbeitszeitmodelle

Kostenübernahme ÖV

Bike-Leasing

Feedbackkultur

Weiterentwicklung

Wellbeing

Bring a Friend Prämie

Zusammenfassung

EY Österreich sucht eine/n erfahrene/n Assistenzleiter/in, die/der das Team im Core Business Services unterstützt und zentrale administrative Abläufe koordiniert. Sie übernehmen Führungsverantwortung, planen Ressourcen und betreuen Termine, Reisen und zentrale Office-Prozesse.

Wir bieten ein modernes Office, flache Hierarchien, flexible Arbeitsmodelle und vielfältige Weiterentwicklungsmöglichkeiten in einem internationalen Umfeld.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK/HLW).
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-/Office-Management.
• Erste Führungserfahrung oder Koordination von Teams.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und digitalen Tools.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse (C1).

Aufgaben

• Zentrale Ansprechperson für Partner:innen und Teams, Koordination alltäglicher Abläufe.
• Fachliche Führung des Assistenzteams inkl. Ressourcenplanung.
• Termin-, Reise- und Veranstaltungsorganisation eigenständig betreuen.
• Analyse, Dokumentation und Weiterentwicklung von Prozessen.
• Identifikation von Optimierungspotenzialen durch moderne Tools und KI-Anwendungen.

Kenntnisse

Führungserfahrung

Teamkoordination

Deutschkenntnisse C1

Englischkenntnisse

Strukturierte Arbeitsweise

Kommunikationsstärke

Ausbildung

kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365

Jobbeschreibung

Wien | Vollzeit | ab sofort | Core Business Services

Dein Team & Umfeld

Unser Assistenzteam übernimmt eine zentrale Rolle in der organisatorischen und administrativen Unterstützung von Partner:innen und Fachbereichen. Gemeinsam gestalten sie effiziente Abläufe, fördern die kontinuierliche Weiterentwicklung von Prozessen und tragen zu einer zukunftsorientierten Ausrichtung des Backoffice-Bereichs bei.

Unser modernes Office im IZD-Tower mit Blick auf die Donau bietet Raum für Produktivität, kreative Pausen in der EY-Lounge und echten Teamspirit.

Deine Aufgaben & Verantwortlichkeiten

• Zentrale Ansprechperson für Partner:innen und Teams mit Verantwortung für die Koordination administrativer und organisatorischer Abläufe im Tagesgeschäft
• Fachliche Führung des Assistenzteams inklusive Ressourcenplanung, Priorisierung von Aufgaben sowie Förderung der Weiterentwicklung von Teammitgliedern
• Steuerung von Termin-, Reise- und Veranstaltungsorganisation sowie eigenständige Betreuung zentraler Office- und Projektprozesse
• Analyse, Dokumentation und kontinuierliche Weiterentwicklung bestehender Prozesse, Strukturen und Standards sowie Erstellung von Auswertungen, Berichten und Präsentationen als Entscheidungsgrundlage
• Identifikation und Umsetzung von Optimierungs- und Digitalisierungspotenzialen durch die Einführung moderner Tools, Automatisierungen und KI-gestützter Arbeitsweisen

Fähigkeiten für deinen Erfolg

Must-haves

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, HLW)
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management oder administrativen Projektumfeld
• Erste Führungserfahrung oder mehrjährige Erfahrung in der fachlichen Koordination von Teams
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und modernen digitalen Arbeitswerkzeugen
• Strukturierte Arbeitsweise gepaart mit Kommunikationsgeschick und Freude an der Übernahme von Verantwortung
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (C1-Niveau)

Nice-to-haves

• Erfahrung in der Optimierung von Prozessen sowie Interesse an Organisationsentwicklung und kontinuierlicher Verbesserung
• Affinität zu neuen Technologien sowie Erfahrung im Einsatz von KI-gestützten Anwendungen, beispielsweise Microsoft Copilot

Grundsätzlich gilt: Ob nächster Karriereschritt oder bereits erfahrene:r Expert:in – wir bieten dir den passenden Rahmen, um deine Stärken einzubringen und weiter auszubauen.

Das bieten wir dir

• Flexibilität im Alltag: Homeoffice, Workation, Sabbatical sowie flexible Arbeitszeitmodelle ermöglichen eine individuelle Gestaltung deines Arbeitsalltags.
• Mobilität: Übernahme der Kosten für öffentliche Verkehrsmittel sowie zusätzliche Angebote wie Bike-Leasing erleichtern deinen Weg ins Office.
• Gelebte Feedbackkultur: Regelmäßige Feedbackgespräche, klare Entwicklungsziele und transparente Leistungsbeurteilung begleiten deinen Karriereweg bei EY.
• Weiterentwicklung: Vielfältige Trainings, Coachings und Lernangebote unterstützen deine fachliche und persönliche Entwicklung.
• Wellbeing: Angebote wie kostenfreie psychologische Beratung, Coaching-Möglichkeiten sowie Initiativen zur mentalen Unterstützung stärken dein persönliches Wohlbefinden.
• Sport & Ausgleich: Vergünstigtes myClubs Abo mit Zugang zu vielfältigen Sport- und Freizeitangeboten fördern den Ausgleich im Alltag.
• „Bring a Friend“: Das eigene Netzwerk lohnt sich – Empfehlungen werden mit einer Prämie honoriert.

Für diese Position beträgt das kollektivvertragliche Mindestgehalt EUR 2.712,15 - das erscheint dir wenig? Keine Sorge: Das tatsächliche Gehalt hängt von deiner Berufserfahrung und Qualifikation ab.

Dein Bewerbungsprozess

• Erstes telefonisches Gespräch mit dem Recruiting-Team (ca. 5-10 Minuten)
• Fachliches Gespräch mit dem jeweiligen Team
• Je nach Position kann ein weiteres Gespräch oder eine Case Study folgen

Nach jedem Schritt erfolgt zeitnah Feedback. Abhängig von der Position kann der Prozess variieren.

Deine Ansprechperson: Julian Hartl [e-mail] (Recruiting)

Über EY

EY zählt zu den weltweit führenden Unternehmen in der Prüfung und Beratung. In Österreich sind wir an fünf Standorten vertreten und bieten ein breites Spektrum an Leistungen in den Bereichen Wirtschaftsprüfung sowie Steuer-, Rechts- und Unternehmensberatung. Vielfalt ist ein zentraler Bestandteil unserer Kultur. Mit Initiativen wie Inclusiveness@EY fördern wir Chancengleichheit unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Alter, sexueller Orientierung oder Religion. Weltweit sind wir Teil eines Netzwerks von über 400.000 Expert:innen in mehr als 150 Ländern – vereint durch unseren gemeinsamen Anspruch: „Shape the future with confidence“.